Las empresas siempre han buscado nuevas formas de aumentar las tasas de productividad. Una de esas prácticas fue la multitarea para que pudieran realizar muchas más tareas y también programarlas bien. Sin embargo, después de un tiempo y pruebas interminables, descubrimos que la multitarea es ineficiente y puede ser bastante limitada en términos de resultados.

La multitarea no es para todos y no puede introducirse como un método de trabajo, ya que no tiene éxito para la mayoría de las personas y puede causar más daño al negocio. Un estudio encontró que la multitarea obstaculiza la creatividad y, cuando se realiza bajo presión, puede degradar la calidad de la eficiencia y la velocidad. Sin embargo, solo llegamos a esta conclusión después de observar la disminución de las tasas de productividad durante varios años y no reconocer el problema.

Obligar a los empleados a realizar múltiples tareas para cumplir con un plazo más rápido puede perjudicar a su negocio. Si prioriza la salud mental y el rendimiento de sus empleados, necesita saber cómo realizar múltiples tareas de manera eficiente. Aquí está cómo hacerlo.

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El costo de la multitarea

Hace unos años, muchos emprendedores elogiaban las prácticas multitarea. Todos los libros de desarrollo personal abordaron este tema para enseñar a las personas a realizar múltiples tareas para tener una mejor vida personal y profesional. Pero a medida que la gente usó este método durante un período de tiempo más largo, nos dimos cuenta de que la multitarea es un mito y no ofrece la seguridad y el éxito por los que fue glorificado.

De hecho, la multitarea tiene un precio que muchas empresas no entienden. Es posible que los gerentes no se den cuenta de que su empresa está perdiendo dinero porque los empleados enfrentan interrupciones y distracciones mientras realizan múltiples tareas. Al mismo tiempo, cambiar rápidamente entre tareas puede conducir a la impulsividad y a la falta de atención, ya que demasiada información variada puede obstaculizar la productividad.

Qué se puede hacer

Aprender a realizar múltiples tareas de manera eficiente y saludable tiene muchos beneficios para su negocio: las tareas se realizan de manera práctica y oportuna, los empleados están relajados y concentrados, y todos conocen los pasos para completar un proyecto. Aún así, todo comienza con los líderes construyendo una cultura organizacional apropiada donde la salud mental es una prioridad y los gerentes saben que un ambiente estresante es tóxico.

Es cierto que a veces el trabajo puede volverse estresante en un grado normal cuando las personas hacen todo lo posible y necesitan concentrarse mucho más de lo normal. Sin embargo, las horas de trabajo más largas y estresantes pueden hacer que las personas renuncien, experimenten niveles decrecientes de productividad y se sientan insatisfechas con sus trabajos. La mayoría de las veces, los gerentes no pueden establecer expectativas razonables en relación con sus objetivos que los empleados deben cumplir, lo cual es la causa raíz de la multitarea frecuente. Pero ¿cuál es la solución?

Multitarea bien hecha

Por lo general, desea que su equipo se concentre en una tarea específica en lugar de esperar que cambien entre ellos. Sin embargo, la multitarea se puede hacer correctamente cuando establece y respeta los límites, usa la tecnología de manera inteligente y adopta un enfoque de lista maestra de prioridades.

Los límites son importantes y deben ser respetados. Eso significa que debe aprender a asignar tareas en su equipo para que todos puedan realizar su carga de trabajo sin cargar a algunos con varios elementos en sus listas. Si conoce las fortalezas y debilidades de sus empleados, puede asignar cada tarea al mejor empleado según sus habilidades.

A continuación, debe considerar aprovechar al máximo las características tecnológicas en términos de tareas. Puede haber procedimientos o métodos que sean contraproducentes porque son realizados por humanos en lugar de programas de computadora. Así que analice qué se puede mejorar para aumentar la productividad. Por ejemplo, el uso de un portal de hojas de tiempo en línea lo ayudará a administrar mejor los proyectos y hacer la contabilidad y la nómina de manera más eficiente, minimizando el tiempo que lleva completar estas tareas manualmente.

Finalmente, una lista maestra de prioridades debe guiarlo a usted y a sus empleados para completar las tareas en su orden de prioridad. Sin embargo, si no está claro qué trabajo es el más importante, entonces esto debe resolverse lo antes posible. Practicar esto lleva tiempo, ya que aprender el orden de las tareas depende de su proyecto actual.

¿Cuándo es bueno realizar varias tareas a la vez?

Cuando se hace bien, la multitarea puede mejorar el rendimiento empresarial. Por ejemplo, la multitarea es recomendable cuando se trata de tareas menos importantes y que consumen mucho tiempo porque no necesita demasiada energía mental para hacer las cosas. También es efectivo cuando puedes combinar dos tareas similares que se complementan para ahorrar tiempo para algo más importante.

La multitarea también puede aumentar el poder mental si no establece fechas límite. Esto se debe a que los empleados se sienten tan desafiados por un intervalo razonable que hacen todo lo posible para concentrarse por completo en esa tarea. También alienta a los empleados a lograr un progreso constante en el trabajo, lo que significa que nada (redes sociales o correos electrónicos sin importancia) los distrae.

Sin embargo, antes de adoptar cualquier enfoque en particular, es importante medir los niveles de productividad a través de:

• Proporcione a sus empleados objetivos específicos para alcanzar y medir los niveles de productividad en función del rendimiento. Proporcione un gerente para ayudarlos cuando sea necesario y evalúe regularmente el proceso para seguir el progreso.
• Use programas de software de productividad para medir y calcular la carga de trabajo promedio que un empleado puede manejar durante el día.
• Realice un seguimiento de las ventas y sepa cuándo los empleados son más productivos. Este es uno de los mejores métodos ya que más ganancias vienen con una mayor productividad;

Después de obtener información sobre la productividad, puede desarrollar un plan de mejora de la cultura junto con todas las prácticas y metodologías. Este proceso puede llevar un tiempo y generar otros problemas desconocidos, pero mientras no se quede en el mismo lugar y trabaje activamente para mejorar el entorno, el negocio prosperará.

línea de fondo

Muchos odian o elogian la multitarea y, aunque sigue siendo controvertida, puede convertirse en una herramienta poderosa cuando se usa correctamente. Cuando se fuerza la multitarea, puede conducir a una baja productividad, agotamiento y una caída en las ganancias. Sin embargo, si puede realizar múltiples tareas cuando el proyecto lo permite y conoce las limitaciones de su gente, su negocio crecerá de manera constante y se expandirá significativamente.

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